„Ordnung ist das halbe Leben.“ Dieses Sprichwort kennen viele, doch wie setzt man es richtig am Arbeitsplatz um? Wir sind ein ambulanter Pflegedienst, wo viele Leute zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten, Mitarbeiter sich aufeinander verlassen müssen und es manchmal schnell gehen muss. Es ist wichtig hier gut organisiert zu sein. Die Pflegefreunde nutzen dazu das Kaizen Management System.
Kaizen kommt aus dem japanischen und bedeutet übersetzt „Veränderung zum Besseren“. Das Kaizen Management System möchte die Arbeit erleichtern und Tätigkeiten, Verfahren sowie Abläufe verbessern. Jeder Mitarbeiter ist involviert und soll sich stetig Gedanken machen, wie man Arbeitsschritte optimieren kann. Es ist somit ein langsamer stetiger Prozess, an dem jeder im Unternehmen mitwirkt. Kaizen entstand ursprünglich zur Optimierung der Automobilindustrie, mittlerweile jedoch ist Kaizen eine universelle Denkweise in allen Unternehmen und Branchen geworden und auch wir in der Pflege profitieren davon.
Das 5S-Prinzip
Das Kaizen Management System bietet einem Unternehmen viele verschiedene Prinzipien. Eins davon ist das 5S-Prinzip, welches der Philosophie folgt, dass Ordnung und Sauberkeit zu mehr Sicherheit führen.
- Seiri: Entferne Unnötiges aus deinem Arbeitsbereich!
- Seiton: Ordne die Dinge, die nach Seiri geblieben sind!
- Seiso: Halte deinen Arbeitsplatz sauber!
- Seiketsu: Mache Sauberkeit und Ordnung zu deinem persönlichen Anliegen!
- Shitsuke: Mache 5S durch Festlegen von Standards zur Gewohnheit!
Es dreht sich alles um den Zyklus „Planen – Ausführen – Prüfen – Handeln“. Da alle Mitarbeiter täglich daran beteiligt sind, steigt auch die Motivation der Mitarbeiter. Die Mitarbeiter merken, dass sie Teil einer Veränderung sind und umso motivierter und engagierter sind sie weiterzumachen. Auch die Akzeptanz für neue Ideen steigt. Kaizen ist eine Management-Philosophie, die von den Mitarbeitern gelebt werden muss, um die Arbeitsweise kontinuierlich zu verbessern.
Die Pflegefreunde leben die Kaizen Philosophie
Die Pflegefreunde setzen die Prinzipien des Kaizen Management Systems in verschiedenen Bereichen um. So wird jeder Arbeitsplatz kontinuierlich sauber und ordentlich gehalten. Karten und Etiketten an den Regalen und Schränken halten die Büros ordentlich und erleichtern die Suche. Karten mit Hinweisen, zum Beispiel zur Nachbestellung von Geschäftspapier, sind an bestimmter Stelle platziert. Verzögerungen und Chaos, da Material fehlt, wird damit entgegengewirkt. Des Weiteren nutzen die Pflegefreunde Karten mit Beschreibungen zum Beispiel am Drucker, damit jeder weiß, was zu tun ist, wenn mal Fragen aufkommen.
Im Büro der Mitarbeiter, wo Dienstpläne erstellt, Touren geplant und Medikamente zusammengestellt werden erleichtern Karten, Beschreibungen und Schilder die Arbeit enorm. Alle Materialien sind schnell auffindbar, wenn etwas neu bestellt werden muss, ist es für jeden ersichtlich und die Arbeitsplätze sind immer sauber und aufgeräumt. Auch das Ablagesystem wurde an das Kaizen Management System angepasst, damit alle Informationen den Mitarbeiter zuverlässig erreichen.
Flexibles System
Fehlt es den Pflegefreunden an etwas oder jemand hat eine neue Idee, können immer Vorschläge gemacht werden. Erste Anlaufstelle ist da eine kleine Tafel im Flur, wo jeder seinen Vorschlag draufschreiben kann. Dieser wird dann bearbeitet.
Jeder Mitarbeiter bei den Pflegefreunden ist mit einbezogen, den Arbeitsplatz stetig zu optimieren. Das verbessert nicht nur die Arbeit an sich, da alles seine Ordnung hat, sondern auch die Mitarbeiter selbst gewinnen an Motivation und Selbstbewusstsein, an einer Verbesserung mitgewirkt zu haben.
Eine Win-Win-Situation für alle!
